Sistemas de control de inventario: manuales y automatizados

La capacidad de controlar el inventario es fundamental ya que las empresas ganan dinero vendiendo inventario a los consumidores. En esta lección, aprenderá sobre los sistemas de control de inventario manuales y automatizados.

¿Qué es el control de inventario?

Conozcamos a la Sra. Martin, propietaria de una pequeña tienda de comestibles. Actualmente utiliza un sistema manual para administrar el inventario, pero a medida que su negocio se ha expandido, se pregunta si existe una mejor manera de rastrearlo y administrarlo. Veamos si podemos ayudar a la Sra. Martin con este problema.
El inventario representa una lista de artículos que están casi listos o listos para venderse a los consumidores. Hay tres categorías de inventario según el tipo de negocio. En una empresa de fabricación o en una que fabrica los bienes que vende, habrá un inventario de materias primas, productos en proceso y productos terminados.

El inventario de materias primas representa aquellos artículos que aún no han sido procesados. El inventario de trabajo en proceso son aquellos artículos que han iniciado el proceso de conversión pero que aún no están listos para venderse a los consumidores. Por ejemplo, una panadería consideraría la masa como un trabajo en proceso, ya que no es materia prima de huevos, harina y azúcar ni está horneada, decorada y lista para ser vendida al consumidor. El inventario de productos terminados representa el inventario que está listo para venderse a los consumidores. Una empresa de comercialización como la de la Sra. Martin compra su inventario y solo tiene inventario de productos terminados.

Los sistemas de control de inventario son procesos que se utilizan para rastrear y administrar el inventario para garantizar que la empresa tenga suficiente disponible, de modo que no se agote, pero no demasiado como para almacenarlo, lo que le cuesta dinero a la empresa. El control de inventario puede ser manual, como el proceso que utiliza actualmente la Sra. Martin, o automatizado. Exploremos las características de cada sistema para ayudar a la Sra. Martin a decidir cuál sería mejor para ella.

¿Por qué son importantes los sistemas de control de inventario?

Para que tu negocio funcione sin problemas y sea rentable es necesario tener el producto en los lineales cuando un cliente lo demande. Debajo de esta simple afirmación se esconde la complejidad de las compras, ventas, envío, recepción y almacenamiento. Un sistema de control de inventario automatizará y gestionará esta complejidad para que usted pueda concentrarse en otras partes de su negocio.

1. Niveles de inventario en tiempo real

Un sistema de inventario perpetuo actualizará los niveles de inventario a nivel mundial cada vez que se venda, compre, fabrique o devuelva un producto. Con un inventario preciso en tiempo real, puede analizar el flujo de inventario para establecer puntos de reorden efectivos. Esto ayuda a eliminar situaciones de falta de existencias y exceso de inventario. Los niveles de inventario en tiempo real mejoran las relaciones con los clientes al evitar pedidos atrasados y mejorar las relaciones con los empleados brindándoles una vista precisa del estado del inventario.

2. Optimice su flujo de trabajo logístico

Su cadena de suministro es compleja. Hay muchos pasos a seguir para hacer llegar un producto a su cliente. Un sistema de control de inventario eficaz no sólo le permitirá realizar un seguimiento de un producto en cada paso del camino, sino que también le brindará las herramientas para encontrar cuellos de botella en su flujo de trabajo logístico. Esto le da más tiempo para trabajar en mejoras.

3. Ahorro financiero

Hay muchas maneras en que un inventario inexacto puede costarle. Si no tiene un producto en stock, un cliente podría cancelar un pedido y comprarlo en otro lugar en lugar de esperar un pedido pendiente. Por otro lado, un inventario inexacto también puede generar un exceso de existencias, lo que aumentará los costos de almacenamiento, los costos de seguro y los impuestos. Un sistema de control de inventario le permitirá ahorrar dinero al mantener el inventario en niveles óptimos.

4. Reducir las imprecisiones en el trabajo manual

El seguimiento del inventario físico puede ser propenso a errores y fraudes. Al rastrear un producto desde la orden de compra hasta la entrega al cliente, un sistema de control de inventario eliminará de la ecuación el error humano y el robo.

5. Mejorar la satisfacción del cliente

En esta época de entregas al día siguiente o incluso el mismo día, los clientes esperan recibir sus pedidos rápidamente. Si su inventario es inexacto, un cliente podría pedir un artículo que usted muestra en stock pero que en realidad no tiene. Esto podría resultar en un pedido pendiente o cancelado, lo que puede provocar que un cliente insatisfecho no pueda realizar el pedido en su tienda la próxima vez.

Sistemas manuales de control de inventario

Los sistemas de control de inventario manual son más apropiados para empresas más pequeñas que no tienen demasiados tipos diferentes de inventario o no tienen demasiadas existencias disponibles. El negocio de la Sra. Martin es pequeño, por lo que hasta ahora ha podido gestionarlo con un sistema manual. Algunas ventajas de un sistema de control de inventario manual son que es menos costoso de usar que una solución automatizada y no es necesario invertir tiempo en aprender a usarlo. Otra ventaja es que la Sra. Martin tendría una mayor sensación de control sobre su inventario, ya que podría saber visualmente cuándo era el momento de reordenar y no depender de una computadora para que se lo dijera.

Algunas desventajas de un sistema de control de inventario manual son que es propenso a errores humanos. Dado que la Sra. Martin determina manualmente cuándo es el momento de reordenar en función de la cantidad de inventario que tiene disponible, podría calcular mal lo que tiene y no realizar el pedido con suficiente tiempo para evitar que se le acaben las existencias.

Un sistema de control de inventario manual también requiere mucha mano de obra, ya que la Sra. Martin tendría que contar el inventario ella misma y realizar un seguimiento de todas las transacciones que afectaron a cada artículo que vendió. Es probable que la Sra. Martin dedique su tiempo a administrar otros aspectos de su negocio.

Tipos de sistemas de control de inventario

Los sistemas de control de inventarios han evolucionado. Los sistemas anteriores eran poco más que hojas de cálculo y ahora el aprendizaje automático está agregando más automatización al control de inventario. Hay dos tipos clave de sistemas de control de inventario.

1. Sistema de inventario perpetuo.

Un sistema de control de inventario perpetuo rastrea el inventario en tiempo real. Tan pronto como se vende un producto, se escanea su código de barras y se elimina de una base de datos de inventario global. Cuando se recibe uno, se escanea y se agrega a la base de datos del inventario. Cada parte del sistema tiene acceso a la misma base de datos e información.

Un inventario perpetuo proporciona una vista muy detallada de los cambios de inventario y una contabilidad precisa de los niveles de inventario sin la necesidad de realizar recuentos manuales de inventario. Es adecuado para empresas de todos los tamaños y es necesario para tiendas con un alto volumen de ventas o múltiples ubicaciones.

2. Sistema de inventario periódico.

Un sistema de inventario periódico se mantiene actualizado mediante un recuento físico de los bienes disponibles en intervalos específicos. Con un sistema de inventario periódico, una empresa no sabrá cuántos productos tiene hasta que se complete el recuento físico. Es fácil ver cómo esto puede ser un problema cuando se trata de completar pedidos. Su recuento de existencias era preciso hace semanas o meses, pero ahora, cuando un cliente quiere comprar, debe verificar físicamente su inventario para ver si lo tiene para vender.

Contar el stock manualmente es un proceso que requiere mucho tiempo y mano de obra. Se deben contar todos y cada uno de los SKU. Esto no funcionaría bien para una tienda grande. Un sistema periódico sólo es aceptable para empresas más pequeñas con cantidades mínimas de inventario.

Sistemas automatizados de control de inventario

La mayoría de las grandes empresas utilizan una solución automatizada para rastrear y administrar el inventario, ya que les permite administrar mejor el inventario que tienen disponible, identificar artículos de lento movimiento y reordenar el inventario de rápido movimiento antes de que se agote el stock.

Las empresas pueden utilizar varios métodos para realizar un seguimiento del inventario, incluidos códigos de barras, etiquetas RFID y sistemas computarizados. Los códigos de barras contienen una serie de números y líneas verticales para identificar cada artículo del inventario de forma única. Cuando el inventario llega al muelle de carga, los empleados escanean los códigos de barras y el sistema informático actualizará la cantidad de inventario disponible. Cuando una tienda vende un artículo, el empleado escanea el código de barras a través de un lector y el sistema informático reduce la cantidad del inventario disponible.

Las etiquetas de identificación por radiofrecuencia o RFID son chips de computadora con antenas que las empresas colocan en los artículos del inventario. Dado que la etiqueta utiliza ondas de radio, los empleados pueden leer la información de la etiqueta mediante un lector especial. Cuando un empleado escanea el chip, transmite información sobre la cantidad y el tipo de inventario al sistema informático de la empresa.

Además de permitir a las empresas gestionar mejor el inventario que tienen disponible, el uso de la tecnología RFID les permite localizar productos rápidamente en caso de retirada. Por ejemplo, si un fabricante notifica a la Sra. March sobre el retiro de un lote particular de duraznos enlatados, ella puede identificar fácilmente el paradero de estos artículos y sacarlos del estante.

Para que los códigos de barras y RFID funcionen, la empresa debe disponer de un sistema informático que pueda recibir la información que se transmite desde ellos. La implementación de sistemas informáticos puede resultar costosa y las empresas deben capacitar a los empleados sobre su forma de trabajar. Además, un sistema computarizado no sería útil en caso de un corte de energía o un problema con Internet. Una solución manual, por el contrario, seguiría siendo eficaz independientemente de un corte de energía.

La Sra. Martin tiene mucho en qué pensar ahora que sabe más sobre el control automatizado de inventario. Por ejemplo, tiene que decidir si tener información de inventario más precisa y oportuna vale el mayor costo y complejidad de una solución automatizada.

Resumen de la lección

El inventario representa los bienes que las empresas venden a los consumidores, y se compone de materias primas o aquellos artículos que no han iniciado el proceso de conversión, trabajo en proceso que incluye artículos que han iniciado el proceso de conversión y productos terminados, que son aquellos artículos que están listos para vender a los consumidores.

Los sistemas de control de inventario son procesos que se utilizan para rastrear y administrar el inventario para garantizar que la empresa tenga suficiente disponible, de modo que no se agote, pero tampoco demasiado como para almacenarlo. Los sistemas de control de inventario pueden ser manuales o automatizados.

Los sistemas manuales son simples y económicos de implementar y son más apropiados para empresas más pequeñas o aquellas con pequeñas cantidades de inventario. Los sistemas automatizados son más precisos y permiten a una empresa identificar el inventario de movimiento lento y reordenar el inventario de movimiento rápido antes de que se agote, lo que podría costarle ventas.

Ejemplos de sistemas automatizados incluyen códigos de barras o líneas verticales y números que identifican de forma única un producto, etiquetas RFID que transmiten ondas de radio a un lector y sistemas informáticos que pueden rastrear y gestionar el inventario.