Control de inventario | Definición y mejores prácticas

El control de inventario es el proceso de garantizar que exista la cantidad adecuada de inventario disponible. Explore la definición y las mejores prácticas de control de inventario y comprenda los factores relevantes, como la automatización, el punto de reorden y el control de calidad.

¿Qué es el control de inventario?

Conozca a la Sra. García, propietaria de la tienda de comestibles García’s Grocery en Mexico DF. La Sra. García está preocupada porque parece estar tirando grandes cantidades de comida que no se vende. Sabe que esto le está costando dinero y le gustaría recibir ayuda para implementar algunas prácticas de control de inventario para eliminar este problema.

El control de inventario se refiere a los métodos que utiliza una empresa para garantizar que tenga disponible la cantidad justa de inventario que necesita en todo momento. Tener demasiado inventario puede resultar costoso y, según el producto, el exceso de inventario puede provocar deterioro o incluso obsolescencia, lo que significa que el inventario no se puede vender porque el producto está desactualizado o ya no es demandado por los clientes. Todas estas situaciones crean costos adicionales para las empresas y los costos adicionales resultan en menores ganancias. Usando esta información, veamos cómo podemos ayudar a la Sra. García.

El objetivo general es maximizar sus ganancias mientras haya la menor cantidad de inventario posible en su almacén. Su empresa debe hacer esto sin comprometer la satisfacción del cliente. Si bien puede manejar el control de inventario manualmente, existen sistemas automatizados que asumen la responsabilidad de administrar sus niveles de existencias y ayudan a eliminar costosos errores humanos.

Control de inventario versus gestión de inventario

Si bien ambos se ocupan de aspectos del inventario, el control de inventario es diferente de la gestión de inventario. El control de inventario funciona con el inventario que ya se encuentra en el almacén de un distribuidor. Requiere saber qué productos hay en su inventario y dónde se encuentran dentro de su almacén. Garantiza que el inventario se mantenga en buenas condiciones y esté organizado de manera que minimice los costos.

La gestión de inventario incluye los procesos comerciales de reabastecimiento y pronóstico de productos. La gestión abarca cuándo reordenar productos y cuánto producto pedir, para evitar desabastecimientos o mantener demasiado inventario. Garantiza que el inventario correcto esté en el lugar correcto, en el momento correcto y en la cantidad correcta. Puede lograr una mejor gestión de inventario cuando mejora su control de inventario.

¿Por qué es importante el control de inventario?

A continuación se muestran algunas formas en las que el control de inventario es importante para su negocio, de modo que pueda obtener una comprensión inherente del propósito del control de inventario.

Control de calidad

Contar con un sistema de gestión de inventarios te permite implementar un mayor control de calidad. Si puede realizar un seguimiento y gestionar todos los aspectos de su stock, podrá controlar mejor la calidad. Cuanto más tiempo mantenga el inventario, más probabilidades habrá de que se dañe. Puede evitarlo asegurándose de que el stock rote en su almacén.

Las técnicas de control de inventario también le permiten realizar un seguimiento de la calidad del stock que recibe de los proveedores. ¿Con qué frecuencia devuelven determinados productos? ¿Con qué frecuencia se devuelven los que se devuelven porque se rompen o tienen otros defectos? Ver cómo se mueven los productos a través de su inventario puede señalar cualquier problema y ayudarlo a eliminar cancelaciones.

Control organizacional

El control de inventario significa que usted tiene control organizacional en su negocio. Un almacén bien organizado le permite administrar su mercancía y aprovechar al máximo su inversión en inventario físico. Este aspecto del control de inventario es vital para saber dónde está su stock y la rapidez con la que puede acceder a él.
El control de inventarios en cuanto a la organización de tu stock es vital para el buen funcionamiento de tu empresa. Garantizará que tengas suficientes unidades para cumplir con los pedidos y tener stock de seguridad. Las técnicas eficaces de control de inventario también le ayudarán a evitar tener existencias muertas o exceso de existencias. El stock de seguridad actúa como un amortiguador para reducir el riesgo de que un artículo se agote. El stock muerto es inventario que no se vende. Lo que explica en pocas palabras por qué se requiere control de inventario.

Precisión contable

Mantener un registro preciso de su inventario es vital para administrar sus activos. También le ayudará en caso de una auditoría. Saber lo que tiene en activos le permite conocer su deterioro general y comprender el valor de su empresa.

Las normas de contabilidad financiera y las regulaciones fiscales pueden exigir que su empresa tenga una cuenta de inventario físico. Todas las existencias deben tener números y precios correctos en sus sistemas de inventario y su software de contabilidad. Esto garantizará que su empresa pueda pasar por auditorías sin cuestionar la integridad contable de su empresa.

¿Cuáles son los problemas y desafíos del control de inventario?

El control de inventario es vital para operaciones comerciales efectivas. También puede presentar desafíos. Puede parecer difícil encontrar el tiempo y los recursos, y desarrollar una imagen completa de su inventario puede resultar complicado, especialmente si tiene una empresa más grande o varias ubicaciones de inventario.

Sin embargo, estos desafíos se pueden superar para garantizar un control efectivo sobre su inventario. La mejor manera de gestionar todos estos desafíos es automatizar su proceso de control de inventario. Busque el mejor software de gestión de inventario para su empresa.

A continuación se detallan algunos de los desafíos que puede enfrentar.

Encontrar el tiempo y los recursos

Realizar la gestión de inventario manualmente requiere recursos sustanciales. Se requiere dinero y horas de personal para el control manual del inventario. Sin embargo, si no priorizas el control de inventario, perderás más tiempo y dinero más adelante. Tómese el tiempo para implementar un cronograma regular para dedicarlo al control de inventario. Además, asegúrese de incluir el control de inventario en su presupuesto.

Visibilidad

Las empresas con grandes existencias, almacenamiento complejo o que venden en múltiples canales pueden tener muchas partes móviles en sus inventarios. Esto puede crear desafíos con la visibilidad. Las empresas deben tener una imagen completa del inventario de su negocio para fines de reabastecimiento, contabilidad, flujo de caja y ventas. Perder de vista su inventario puede provocar la degradación de la calidad del mismo y provocar existencias muertas. Por eso es fundamental aprender a controlar el inventario del almacén.

Los informes que puede obtener a través de los sistemas de software de control de inventario pueden ayudarlo a mejorar la visibilidad. Por ejemplo, puede recibir alertas cuando el nivel de inventario es bajo. Tener una alta visibilidad sobre cómo se mueve su inventario limita el stock obsoleto y ayuda a determinar cuánto inventario de cada producto mantiene para satisfacer la demanda de los clientes.

Error humano

Los errores humanos son inevitables cuando las empresas tienen un flujo constante de inventario dentro y fuera de sus almacenes. Por ejemplo, los proveedores deben enviar facturas precisas y deben coincidir con las órdenes de compra y el inventario físico. Cualquier imprecisión que ocurra en esta etapa puede afectar su control de inventario.

Puede mitigar el error humano optimizando su sistema de control de inventario e integrando sus soluciones. Esto permitirá que su software le avise si hay alguna discrepancia entre lo que se ingresó en las cuentas por pagar y los recuentos del inventario físico.

Tipos de sistemas de control de inventario

Existen varios tipos de sistemas de control de inventario y técnicas relacionadas que las empresas pueden utilizar. Entonces, ¿cuáles son los tipos de control de inventario que necesita su empresa?

Cada uno tiene ventajas y desventajas según el tamaño de su inventario y las operaciones de la empresa. Los minoristas pueden descubrir que tienen necesidades diferentes a las de un mayorista, por ejemplo. Comience por definir sus objetivos y métricas comerciales para tener una idea de sus necesidades actuales y futuras y elija un método de control de inventario ideal.

Luego, determine si su empresa debería utilizar:

Hoja de cálculo para controlar el inventario.

El uso de una hoja de cálculo como técnica de control manual de inventario funciona mejor para empresas más pequeñas que no mantienen muchas existencias o tienen muchos tipos diferentes de inventario. Mantener una hoja de cálculo es menos costoso que las otras dos, pero el control de inventario puede ser más difícil de mantener. Sin embargo, los miembros de su equipo no tendrán que dedicar tiempo a aprender a utilizar un sistema automatizado para fines de control de inventario.

Si bien puede sentir que le brinda una mejor sensación de control, el control manual de inventario mediante el uso de una hoja de cálculo es mucho más propenso a errores humanos y requiere mucha mano de obra. La gestión de la cadena de suministro también puede ser más difícil de mantener porque requerirá que un empleado realice un seguimiento de varias piezas móviles. La reposición de existencias también será más difícil de rastrear en un sistema manual.

Lista de inventario para controlar el inventario manualmente

Sistema de inventario periódico

Un sistema de inventario periódico generalmente se basa en recuentos de inventario físico. La información del inventario se actualiza periódicamente cuando se realiza un recuento físico. Este tipo de sistema de control de inventario requiere mucho tiempo para las empresas que manejan grandes cantidades de inventario o movimientos frecuentes de inventario. Sin embargo, métodos de control de inventario como este pueden funcionar para empresas que no manejan muchos pedidos.

El inventario periódico generalmente utiliza la fórmula:

Costo de bienes vendidos (COGS) = (Inventario inicial + Compras) – Inventario final.

Este sistema de control de inventario es fácil de implementar y requiere información mínima. Sin embargo, sus niveles de existencias rara vez estarán actualizados, lo que provocará retrasos y mayores amortizaciones. También se basa en auditorías de inventario en lugar de un sistema automatizado que se actualiza en tiempo real.

Sistema de inventario perpetuo

Los sistemas de inventario perpetuo actualizan su stock en tiempo real cuando ocurre una transacción o se recibe stock nuevo a través de soluciones tecnológicas. Alrededor del 72 % de todos los minoristas planean adoptar visibilidad en tiempo real en su cadena de suministro mediante automatización, sensores y análisis. Le permite implementar fácilmente técnicas de gestión de inventario como la Cantidad de pedido económica (EOQ). EOQ se asegura de que el inventario cumpla con las demandas y al mismo tiempo minimice los costos de tenencia y almacenamiento.

Los sistemas perpetuos le brindan una mejor visibilidad de su inventario que los sistemas periódicos. Estos tipos de funciones del sistema de control de inventario reducen el costo y el tiempo dedicado a los recuentos de inventario físico.

Automatización

García’s Grocery Store comenzó como una operación pequeña y en ese momento no tenía sentido realizar una gran inversión en tecnología para administrar el inventario. Ahora que su negocio se ha expandido y tiene una segunda ubicación, es hora de que la Sra. García haga una inversión en tecnología automatizada.
Uno de los beneficios de implementar un sistema informático automatizado es una mayor precisión, porque la Sra. García sabrá exactamente qué cantidad de cada producto tiene y no tendrá que contar manualmente todo el inventario con tanta frecuencia como lo hace actualmente. Esto le ahorrará tiempo y costos porque no tendrá que pagar a los empleados para que cuenten.

¿Cómo podría la Sra. García agregar automatización a su tienda? Dado que todos sus productos tienen códigos de barras, podría comenzar a usar lectores de códigos de barras portátiles que le permitirían escanear rápida y fácilmente los pedidos cuando lleguen de sus proveedores. Un código de barras contiene números y líneas de diferentes anchos y es único para cada producto. Una vez escaneado el código de barras, la información que contiene sobre el producto y la cantidad recibida quedará registrada en su sistema informático.

A medida que los clientes compren los artículos, su sistema informático también registrará la disminución en el inventario y tendrá una idea mucho mejor de cuánto inventario tiene disponible. También podría identificar fácilmente los productos que no se venden bien.

El inventario es costoso de almacenar y, dado que el inventario de la Sra. García es perecedero, es importante que mantenga bajo control la cantidad de inventario almacenado que tiene para evitar que se eche a perder. La Sra. García necesita determinar un nivel de existencias normal para cada uno de sus productos para equilibrar el hecho de no tener demasiado a mano con lo suficiente para satisfacer la demanda de los clientes.

Para ayudar a resolver este problema, la Sra. García podría considerar un sistema de inventario justo a tiempo (JIT), que garantiza que el inventario llegue a la empresa justo cuando se necesita, minimizando así el riesgo de tener demasiado o muy poco inventario. . Sin embargo, los sistemas JIT no están exentos de riesgos. Si bien un sistema JIT sería útil para el flujo de efectivo de la Sra. García, ya que significa que su inventario se vendería más rápidamente, podrían surgir problemas si un proveedor se retrasa o no puede llevar el artículo a la tienda de la Sra. García, como en un caso natural. desastre.

Control de inventario en el punto de pedido

También es importante que la Sra. García determine qué tan bajo está dispuesta a dejar caer las existencias de su inventario antes de volver a pedir un producto en particular. El punto de reorden representa el nivel mínimo de inventario antes de que una empresa deba reordenarlo o reponerlo. El punto de reorden variará de un producto a otro.

Por ejemplo, las frutas y verduras perecederas de la Sra. García deberán pedirse con más frecuencia que los productos de limpieza o la salsa para pasta. Si bien establecer un punto de reorden garantiza que la Sra. García no tendrá demasiado inventario, también debe tener cuidado de no establecer el punto demasiado bajo y terminar con muy poco inventario o podría enfrentar una situación de desabastecimiento que afectaría negativamente a sus clientes. .

La señora Plum también tendría que considerar el aspecto estacional de algunos de sus productos. Por ejemplo, si la Sra. García vive en una ciudad universitaria, tendría que asegurarse de tener suficiente inventario de ciertos artículos cuando los estudiantes regresen para el nuevo año escolar y abastecer sus apartamentos y residencias. También necesitará mayores cantidades de inventario de ciertos artículos antes de Navidad. No reconocer los cambios estacionales podría provocar que la Sra. García se quedara sin inventario que sus clientes habituales puedan necesitar.

Control de calidad

Finalmente, la Sra. García debe asegurarse de que los productos que recibe de los proveedores cumplan con sus estándares de calidad. El personal del departamento de recepción de la tienda debe recibir una lista de verificación de los artículos cuya calidad debe verificarse antes de recibir un envío.

Por ejemplo, a la Sra. García no le gustaría recibir frutas y verduras que ya están empezando a echarse a perder. Aceptar este inventario no solo aumentaría su nivel general de inventario, sino que también sería poco probable que lo vendiera a sus clientes. Y si intenta vender un producto inferior a sus clientes habituales, es posible que opten por comprar en otro lugar.

Resumen de la lección

Revisemos. El control de inventario se refiere a los métodos que utiliza una empresa para garantizar que tenga la cantidad justa de inventario que necesita en todo momento. Esta práctica ayuda a minimizar los costos incurridos por almacenar grandes cantidades de inventario, así como la obsolescencia, que ocurre cuando un producto está desactualizado o no es deseado por los clientes.

Los métodos de control de inventario incluyen la automatización del proceso de inventario mediante el uso de códigos de barras y escáneres para rastrear la cantidad de inventario disponible y la rapidez con la que se vende cada producto, así como sistemas de inventario justo a tiempo que garantizan que el inventario llegue a la tienda justo cuando se necesita. . Un sistema justo a tiempo minimiza el costo asociado con tener demasiado inventario, como el deterioro, el almacenamiento y la obsolescencia.
Una empresa también debe establecer el punto de reorden para cada uno de sus productos, que es el nivel mínimo de inventario antes de que se deba reponer un producto. Además, se deben implementar procedimientos de control de calidad para garantizar que solo se acepte inventario intacto y sin daños.