Control de inventario de alimentos y bebidas

El control adecuado del inventario de alimentos y bebidas es fundamental para un negocio exitoso. Conozca el control de inventario y sus componentes de negociación de precios y control del inventario, así como los beneficios de una gestión precisa de la base de datos.

Industria de alimentos y bebidas

¡La industria de alimentos y bebidas es una de las industrias más grandes del mundo! Hay restaurantes en todo el mundo con menús diferentes. Como supervisor, debe asegurarse de utilizar el control de inventario para monitorear los numerosos elementos del menú de su ubicación. El control de inventario se realiza verificando el stock real y comparándolo con lo vendido. Al realizar pedidos de inventario, el primer paso es negociar los precios.

Control de inventario en la Industria de alimentos y bebidas

Un aspecto que constantemente se destaca es la falta de un control adecuado del inventario, lo que genera desperdicios innecesarios y costos importantes. Si tiene estos problemas en su restaurante o negocio de alimentos y bebidas, tenga la seguridad de que no está solo. Sin embargo, es esencial abordar estos desafíos de frente para mejorar la rentabilidad y el éxito de su negocio.

¿Qué es el control de inventario de alimentos y bebidas?

El control de inventario de alimentos y bebidas es el proceso de gestionar sus alimentos, bebidas  y otras existencias para evitar su deterioro y otras pérdidas. Le ayuda a planificar cuándo recomprar el inventario. La contabilidad de costos de inventario es el proceso de determinar cuánto producto debe tener su empresa para reducir los costos totales de inventario. Considera algo más que el costo real del producto y considera el almacenamiento, la administración y las fluctuaciones del mercado.

La realidad es que una gestión inadecuada del inventario puede provocar pérdidas financieras importantes y obstaculizar el rendimiento general de su restaurante. Afortunadamente, existen soluciones disponibles que pueden ayudarle a cambiar el rumbo y maximizar su rentabilidad.

Simplificación de los métodos de control de inventario de alimentos y bebidas

Un control de inventario eficiente comienza con un seguimiento y una organización precisos de los ingredientes, suministros y mercancías de su restaurante. Lo guiaremos a través de los pasos esenciales para establecer un sistema optimizado, que incluyen:

  • Establecer niveles par y umbrales de pedido
  • Realizar auditorías periódicas de inventario.
  • Utilizar soluciones tecnológicas para la gestión de inventario.
  • Implementación de un enfoque de primero en entrar, primero en salir (FIFO)
  • Capacitar al personal para comprender la importancia del control de inventario.

Minimizar el desperdicio y reducir costos

El desperdicio puede afectar sus ganancias, pero con las estrategias adecuadas, puede minimizarlo de manera efectiva. Le proporcionaremos técnicas prácticas para reducir el desperdicio y controlar los costos, tales como:

  • Ingeniería de menús para centrarse en artículos de alto margen
  • Control inteligente de porciones y recetas estandarizadas
  • Almacenamiento y rotación adecuados de artículos perecederos.
  • Negociar contratos favorables con proveedores.
  • Monitoreo y optimización de la combinación de su menú

Revelación de técnicas de análisis de costos

Comprender los costos de su restaurante es esencial para tomar decisiones comerciales informadas. Revelaremos técnicas de análisis de costos que pueden ayudarlo a obtener información sobre sus gastos, que incluyen:

  • Clasificar los costos en categorías directas e indirectas
  • Calcular los costos de alimentos y bebidas.
  • Determinar los costos laborales y optimizar los niveles de dotación de personal.
  • Seguimiento y análisis de gastos generales.
  • Evaluación comparativa con estándares de la industria para comparar costos

Elaboración de estrategias efectivas de gestión de costos

Una vez que tenga una comprensión sólida de sus costos, es hora de implementar estrategias de gestión de costos para aumentar la rentabilidad. Exploraremos enfoques innovadores para ayudarle a optimizar los costos de ingredientes y suministros, tales como:

  • Construir relaciones con proveedores y agricultores locales.
  • Exploración de organizaciones de compras grupales (GPO) para obtener descuentos
  • Utilizando ingredientes locales y de temporada.
  • Incorporación de menús especiales y promociones.
  • Seguimiento y ajuste de precios en función de las fluctuaciones de costes.

¿Listo para llevar la gestión financiera de tu restaurante al siguiente nivel? Contácteme hoy para descubrir cómo puedo ayudarlo a implementar estas mejores prácticas de control de inventario y gestión de costos adaptadas a sus necesidades comerciales únicas.

Cómo crear un control de inventario de alimentos y bebidas básico

Dependiendo del tamaño y tipo de su restaurante, puede realizar el inventario de manera diferente. Aquí hay seis pasos de inventario comunes que recomiendan los expertos.

  • Crear una tabla
    Cree una tabla de inventario con cinco columnas en la parte superior. Nombra las columnas: artículo, unidad de medida, recuento actual, precio unitario y costo total.
  • Listar elementos
    Enumere todos los artículos en filas individuales en la tabla de inventario. Es posible que desees agrupar artículos similares (todas las carnes, por ejemplo).
  • Registre la cantidad
    Registre la cantidad de un artículo mediante una unidad de medida lógica. Por ejemplo, puede enumerar las hamburguesas por libra o por la cantidad de paquetes de 10 libras. Y puede registrar los panecillos por la cantidad de paquetes de 12 panecillos.
  • Registro de precios
    Registre el precio unitario de cada artículo en stock. Es importante utilizar el precio más reciente que pagó por ese artículo. Eso le ayuda a comprender el costo actual de los bienes y cuánto cuesta reponerlos.
  • Determinar el costo
    Multiplique el recuento de inventario por unidad y por el último precio del artículo. Coloque ese número en la columna de costo total.
  • Utilice hojas de inventario
    Los propietarios y gerentes establecen el nivel mínimo que quieren tener disponible para cada artículo como nivel “par”. Una hoja de inventario par muestra la cantidad de un artículo que el restaurante siempre quiere tener a mano y cuándo comprar más.

Negociar Precios

Antes de realizar el pedido de cualquier producto de alimentación y bebida, es fundamental que negocie los precios de los productos que va a recibir. ¿Te imaginas si simplemente tomaras los precios de cada distribuidor sin intentar negociar? Generalmente, los proveedores tendrán precios que le cotizarán, pero siempre hay espacio para negociar para que pueda obtener un precio más bajo. No se conforme sólo con los precios; Algunos precios pueden ser más difíciles de cambiar que otros, pero la mayoría de los artículos podrán negociarse. La industria es competitiva y hay muchos proveedores, por lo que debes asegurarte de obtener una buena oferta antes de realizar tu pedido.

The Local Eatery no negocia precios. El gerente simplemente toma la palabra del proveedor y le cobran los precios que establece el proveedor. El Bar & Grill al otro lado de la calle tiene un menú similar pero puede cobrar precios más bajos y obtener más ganancias porque sus gerentes negocian. El restaurante local está perdiendo clientes frente a su competencia porque sus gerentes no negocian los precios de los proveedores.

Control

El siguiente paso es esencial: tomar el control del inventario que se ha enviado. Cuando se administra un bar, es importante que la gerencia realice verificaciones de inventario diariamente para ver cuánto se ha vendido el bar en comparación con la cantidad de alcohol que se ha agotado. Hacer esto ayuda a evitar que los camareros sirvan bebidas demasiado fuertes o regalen bebidas sin el consentimiento de la gerencia. Estos controles diarios en el bar también ayudan a evitar quedarse sin ciertos tipos de alcohol.

La porción de comida y preparación de un restaurante ayuda a determinar qué está usando la empresa y cuánto inventario queda. Como gerente de un restaurante, no querrás quedarte sin pollo ni bistec. Se debe establecer un control de las porciones de alimentos para que la gerencia pueda saber con precisión cuánto se ha vendido realmente y qué queda en el restaurante. ¿Cómo sería si fueras dueño de un asador y te quedaras sin bistec? Quedaría mal para el restaurante, por eso también es fundamental utilizar la gestión de bases de datos.

Gestión de base de datos

Un sistema de gestión de bases de datos es el método más fácil de utilizar para ingresar información y producir informes esenciales para el control de inventario. Un sistema de gestión de bases de datos permite a una empresa realizar un seguimiento de todos los informes, incluidas las ventas y el inventario. Esta es la forma más sencilla de obtener información precisa y generar informes. Los administradores de alimentos y bebidas pueden determinar qué información necesitan y personalizar el sistema para adaptarlo a sus necesidades.

Es esencial asegurarse de que todo el inventario esté incluido en el sistema, para que la empresa tenga la información más precisa. Aunque la administración de la base de datos realiza un seguimiento del inventario, la administración aún debe verificar las cantidades de bebidas y alimentos con regularidad para comparar el recuento real con el recuento en la computadora. Las únicas personas que deberían ingresar el inventario en el sistema son los gerentes. Cuanta más gente introduzca el inventario, más probable será que haya problemas.

Recepción de pedidos

Todos los envíos deben venir con un albarán o factura. Es esencial que los gerentes conserven todas las facturas, que se utilizan para pagar a los proveedores y para asegurarse de que se haya enviado la cantidad correcta. Si el albarán dice que hay 100 filetes, pero la ubicación solo recibe 50 filetes, el inventario será un desastre si alguien no ha comparado la cantidad recibida con la cantidad que figura en el albarán cuando llegan los artículos.

Los gerentes del restaurante tienen tanta confianza en sus proveedores que reciben los envíos, pero no hacen coincidir el monto de la factura con el monto que reciben. Los gerentes notan que faltan muchos artículos, pero asumen que se debe a un robo. Es difícil para ellos saberlo porque no obtuvieron números exactos, por lo que incluso si un empleado está regalando comida o alcohol, no pueden determinarlo.

8 mejores prácticas de gestión de inventario de alimentos y bebidas

Categorizar y organizar el stock, establecer puntos de reabastecimiento automatizados, establecer salvaguardas contra errores de inventario y utilizar tecnología para pronosticar la demanda son algunos métodos clave que lo ayudarán a administrar el inventario de manera más efectiva.

Estas son algunas de las mejores prácticas.

  1. Organizar el inventario:
    Coloque etiquetas en los estantes para ayudar al personal a encontrar los artículos rápidamente. También hace que la reposición de mercancías sea más fácil y rápida. Identifique los productos más utilizados y guárdelos en el mismo lugar de fácil acceso.
  2. Mantenga los niveles de existencias lo más bajos posible:
    Utilice un sistema de gestión de inventario para ayudar a mantener el stock suficiente para satisfacer a los clientes, pero sin estropear ni ocupar espacio innecesario que podría usarse para más equipos o incluso más mesas para los clientes.
  3. Supervise la tasa de venta directa:
    Esta es una forma de realizar un seguimiento de cuánto vende de un artículo específico durante un período determinado. Por ejemplo, si pides 100 filetes en una semana y vendes 60, tienes una tasa de venta directa del 60%. Realice un seguimiento de su tarifa de venta para diferentes artículos y grupos de artículos, como carne, pan, cerveza, etc.
  4. Seguimiento de todo el inventario:
    Realice un seguimiento de cada artículo que utiliza su restaurante, desde filetes y patatas hasta servilletas y uniformes del personal. La frecuencia con la que cuente el inventario variará según el tipo de artículo. Por ejemplo, puede realizar un seguimiento semanal de algunos artículos perecederos y de otros, como los uniformes, anualmente.
  5. Salvaguardia contra errores:
    Considere poner a dos empleados a cargo del inventario y pedirles que revisen el trabajo de los demás. También debe crear una hoja de inventario que corresponda al lugar donde se almacenan las cosas en el sitio para contarlas más fácilmente.
  6. Responsabilidad de los empleados:
    Comience capacitando a los empleados sobre cómo realizar un seguimiento de todos los alimentos y bebidas que salen y del efectivo que ingresa. Ayúdelos a ser parte de la solución y comprender todos los procesos implementados para el seguimiento del inventario. Si utiliza un sistema POS, otorgue permisos a los gerentes para la actividad de los empleados y los informes de inventario.
  7. Automatizar el reordenamiento:
    Los sistemas de gestión de inventario pueden ayudarle a configurar reordenes automáticas para cuando las existencias o los suministros alcancen un cierto nivel.
  8. Utilice la tecnología para pronosticar la demanda:
    Utilice un POS o un software de gestión de inventario para pronosticar la demanda en función de una variedad de factores que incluyen tendencias anteriores, estacionalidad y otras condiciones preestablecidas.

Resumen de la lección

El control de inventario de alimentos y bebidas compara las existencias reales con lo que se vende. Es esencial negociar precios y hacer tratos con proveedores para obtener los mejores precios posibles y seguir siendo competitivo. Tomar el control del inventario implica realizar controles periódicos de alimentos y bebidas, asegurarse de que haya un control de las porciones e ingresar información en un sistema de gestión de bases de datos. El uso adecuado de una base de datos ayudará al restaurante a generar informes y ayudará a determinar el robo, si ocurre.