Gestión de inventario | Sistemas, técnicas y métodos

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventario se refiere al proceso de ordenar, almacenar, usar y vender el inventario de una empresa. Esto incluye la gestión de materias primas, componentes y productos terminados, así como el almacenamiento y procesamiento de dichos artículos. Existen diferentes tipos de gestión de inventario, cada uno con sus pros y sus contras, según las necesidades de la empresa.

El inventario se incluye en los activos corrientes del balance y abarca desde materias primas utilizadas para fabricar productos terminados hasta artículos listos para la venta, como mercancías e incluso trabajos en curso. En consecuencia, la definición de gestión de inventario implica supervisar todas las actividades que involucran estos activos y tomar decisiones que aseguren que la empresa mantenga un inventario saludable, lo que facilita un rendimiento y rendimiento óptimos.

Aspectos clave de la gestión de inventario

  • La gestión de inventario es el proceso completo de gestión de inventarios desde las materias primas hasta los productos terminados.
  • La gestión de inventarios intenta optimizar los inventarios de manera eficiente para evitar tanto el exceso como la escasez.
  • Cuatro métodos principales de gestión de inventario incluyen la gestión justo a tiempo (JIT), la planificación de requisitos de materiales (MRP), la cantidad económica de pedido (EOQ) y las ventas diarias de inventario (DSI).
  • Hay pros y contras de cada uno de los métodos, que se analizan a continuación.

La gestión de inventario rastrea el inventario de todas las materias primas o existencias que tiene la empresa y lo compara con las necesidades de la empresa, como el efectivo disponible o la demanda de los clientes. Como resultado, orienta las decisiones de la empresa sobre el tipo y la cantidad de existencias que debe pedir en un momento dado para garantizar que la empresa pueda cumplir con sus obligaciones pero no tenga un exceso de existencias que inmovilice recursos monetarios.

Los beneficios de la gestión de inventario

El inventario, esencial para diversas industrias como el comercio minorista y la manufactura, representa uno de los activos más valiosos de una empresa. Este comprende desde insumos hasta productos finales, siendo el corazón de su operación. Sin embargo, la escasez de inventario puede acarrear consecuencias perjudiciales, afectando la disponibilidad de productos cuando y donde se necesitan.

Aunque el inventario se considera un activo, también conlleva riesgos. Inventarios extensos pueden enfrentar amenazas como deterioro, robo o cambios en la demanda, requiriendo aseguramiento y, en ocasiones, liquidación o destrucción si no se venden a tiempo. La gestión efectiva del inventario se vuelve crucial para cualquier empresa, desde pequeños negocios que utilizan métodos manuales hasta corporativos que emplean software especializado.

Las estrategias de gestión de inventario varían según la industria. Mientras un depósito de petróleo puede almacenar grandes cantidades a largo plazo, negocios con productos perecederos deben evitar quedarse con inventario. Empresas con cadenas de suministro complejas enfrentan el desafío de equilibrar riesgos de exceso y escasez, empleando métodos como el justo a tiempo (JIT) y la planificación de requisitos de materiales (MRP) para lograr un equilibrio óptimo.

Sistema de gestión de inventario

Un sistema de gestión de inventario es un programa informático que facilita el seguimiento del inventario a lo largo de la cadena de suministro y ofrece datos en tiempo real sobre cada artículo. Por ejemplo, en organizaciones grandes, como un hospital, el sistema de gestión de inventario muestra inmediatamente cuándo un médico o enfermera extrae un medicamento en particular de su unidad de almacenamiento y la cantidad restante. Los sistemas de seguimiento de inventario muestran datos y pueden generar gráficos u otras representaciones visuales que ilustran qué tan rápido o lento se mueve un artículo y cuándo es necesario reponerlo. Otras características de los sistemas de gestión de inventarios incluyen:

  • Automatización que minimiza las entradas o actualizaciones manuales de inventario.
  • Una base de datos segura que facilita el seguimiento y control del inventario.Escalabilidad en caso de necesidad de agregar nuevos módulos.
  • Integraciones con Internet y otros sistemas, como rastreo GPS y códigos de barras digitales.
  • Las notificaciones automáticas de reposición de existencias muestran cuando el stock cae por debajo de un cierto nivel o los pronósticos muestran la demanda.

Los sistemas de gestión de inventario son una herramienta esencial para la gestión de inventario. Sus funciones esenciales incluyen:

  • Mejorar la eficiencia y la productividad a través de la automatización.
  • Impresión de informes de inventario, como pronósticos de cantidad de existencias y demanda.
  • Seguimiento del inventario utilizando sus números de serie,
  • Fusionar órdenes de trabajo, listados y gestión de envíos en un área centralizada, lo que evita excesos y desabastecimientos a través de alertas de inventario.

Técnicas y métodos de gestión de inventario

Dependiendo del tipo de negocio o producto que se analice, una empresa utilizará varios métodos de gestión de inventario. Algunos de estos métodos de gestión incluyen la fabricación justo a tiempo (JIT), la planificación de requisitos de materiales (MRP), la cantidad económica de pedido (EOQ) y las ventas diarias de inventario (DSI). Hay otros, pero estos son los métodos más comunes utilizados para analizar el inventario.

1. Gestión justo a tiempo (JIT)

Este modelo de fabricación se originó en Japón en los años 1960 y 1970. Toyota Motor (TM) fue el que más contribuyó a su desarrollo.

El método permite a las empresas ahorrar importantes cantidades de dinero y reducir el desperdicio manteniendo sólo el inventario que necesitan para producir y vender productos. Este enfoque reduce los costos de almacenamiento y seguros, así como el costo de liquidar o descartar el exceso de inventario.

La gestión de inventario JAT puede ser riesgosa. Si la demanda aumenta inesperadamente, es posible que el fabricante no pueda obtener el inventario que necesita para satisfacer esa demanda, lo que daña su reputación ante los clientes y dirige el negocio hacia los competidores. Incluso los retrasos más pequeños pueden resultar problemáticos; Si una entrada clave no llega “justo a tiempo”, puede producirse un cuello de botella.

2. Planificación de requisitos de materiales (MRP)

Este método de gestión de inventario depende de la previsión de ventas, lo que significa que los fabricantes deben tener registros de ventas precisos para permitir una planificación precisa de las necesidades de inventario y comunicar esas necesidades a los proveedores de materiales de manera oportuna.

Por ejemplo, un fabricante de esquís que utiliza un sistema de inventario MRP podría asegurarse de que materiales como plástico, fibra de vidrio, madera y aluminio estén en stock según los pedidos previstos. La incapacidad de pronosticar con precisión las ventas y planificar las adquisiciones de inventario da como resultado la incapacidad del fabricante para cumplir con los pedidos.

3. Cantidad de pedido económico (EOQ)

Este modelo se utiliza en la gestión de inventario calculando la cantidad de unidades que una empresa debe agregar a su inventario con cada pedido de lote para reducir los costos totales de su inventario asumiendo una demanda constante de los consumidores. Los costos de inventario en el modelo incluyen costos de mantenimiento y preparación.

El modelo EOQ busca garantizar que se pida la cantidad correcta de inventario por lote para que una empresa no tenga que realizar pedidos con demasiada frecuencia y no haya un exceso de inventario disponible. Se supone que existe una compensación entre los costos de mantenimiento del inventario y los costos de preparación del inventario, y que los costos totales del inventario se minimizan cuando se minimizan tanto los costos de preparación como los costos de mantenimiento.

4. Días de Ventas de Inventario (DSI)

Este índice financiero indica el tiempo promedio en días que tarda una empresa en convertir su inventario, incluidos los bienes en proceso, en ventas. DSI también se conoce como edad promedio del inventario, días de inventario pendiente (DIO), días de inventario (DII), días de ventas en inventario o días de inventario y se interpreta de múltiples maneras.

La cifra, que indica la liquidez del inventario, representa cuántos días durará el stock actual de inventario de una empresa. Generalmente, se prefiere un DSI más bajo, ya que indica una duración más corta para liquidar el inventario, aunque el DSI promedio varía de una industria a otra.

5. Primero en entrar, primero en salir

Esta técnica implica vender primero todo el inventario más antiguo, lo cual es especialmente crítico para productos perecederos o con fecha de caducidad, como los medicamentos.

6. Análisis de inventario ABC:

Este método implica clasificar los productos en función de la rentabilidad y los costos, donde A es el más valioso y C es el menos valioso. El análisis se basa en el valor del inventario, la importancia de los costos y las unidades de consumo anual, y cada categoría se opera por separado.

7. Envío directo y cross-docking:

stas técnicas subcontratan la tenencia de inventario y, por lo tanto, sus costos de almacén. En el caso del envío directo, los pedidos se procesan directamente desde la ubicación del fabricante, mientras que en el cross-docking, el inventario no se almacena sino que se recarga inmediatamente en otros camiones para su envío.

8. Sistema de inventario perpetuo:

Este sistema emplea un sistema automatizado de gestión de inventario que mantiene un registro continuo de los inventarios, que se actualizan automáticamente después de cada compra, retiro o venta.

Importancia de la gestión de inventario

La gestión del inventario es fundamental para el éxito de una empresa porque el inventario es la forma en que las empresas generan ingresos. La gestión de inventario garantiza que una empresa pueda cumplir con los pedidos entrantes o abiertos, lo que optimiza la experiencia del cliente ya que los artículos siempre están disponibles. Además, una gestión adecuada del inventario evita el exceso de existencias de artículos de lento movimiento o existencias muertas, lo que mejora el flujo de caja. Este efectivo queda disponible para otros sectores empresariales, como nómina y marketing.

La gestión de inventario ahorra dinero en situaciones como reducción de existencias y costos de almacén en forma de mano de obra y almacenamiento. La gestión del inventario garantiza mejores informes y organización, optimizando el cumplimiento de los pedidos porque el inventario almacenado correctamente se puede identificar, seleccionar y enviar a los clientes de forma más rápida y sencilla.

Además, la demanda es fundamental en los sistemas de gestión de inventario porque la gestión de la demanda influye en la planificación utilizada por los sistemas de inventario para generar pronósticos y facilitar la planificación del suministro. La demanda influye en las decisiones de suministro que se introducen en los sistemas de gestión de inventarios, como la programación de productos, porque la demanda muestra cuánto inventario se necesitará.

La oferta puede estar en la categoría de demanda independiente o dependiente. Las demandas independientes, como las de automóviles, son suficientes por sí solas, mientras que las demandas dependientes, como las de repuestos para automóviles, están determinadas por otra oferta, en este ejemplo, la oferta de automóviles. La oferta de vehículos es independiente de la necesidad de repuestos, pero la demanda de repuestos depende del número de vehículos disponibles.

Resumen de la lección

La gestión de inventarios implica supervisar los activos circulantes no capitalizados, como materias primas y productos terminados, y garantizar que la empresa tenga una oferta óptima para satisfacer la demanda sin generar costos innecesarios. Esto se logra mediante el seguimiento del inventario desde la compra hasta la venta mediante sistemas de gestión de inventario o cálculos contables. Sin embargo, los administradores de inventario deben asegurarse de que todas estas compras estén dentro del presupuesto porque el presupuesto dicta cuánto dinero está disponible. Otras funciones de los administradores de inventario incluyen realizar un seguimiento de los suministros y realizar pronósticos de demanda futura.

Entre las herramientas utilizadas para gestionar el inventario se encuentra el software del sistema de gestión de inventario. Este software tiene ventaja sobre otras técnicas debido a su automatización, que muestra niveles de inventario en tiempo real y envía alertas que guían pronósticos de demanda dependientes e independientes, entre otras características. La demanda de variables independientes, como los automóviles, es suficiente por sí sola, mientras que las demandas dependientes, como las piezas de repuesto para automóviles, están determinadas por el número de automóviles disponibles. Si hay pocos coches, la demanda de repuestos será baja.

Cada técnica de gestión de inventario, incluido el primero en entrar, el primero en salir, el envío directo, el justo a tiempo, el análisis ABC y la planificación de requisitos de materiales, es útil en la gestión de inventario. La gestión de inventario es crucial para promover la viabilidad de la empresa al cumplir adecuadamente con los pedidos de manera eficiente y al mismo tiempo evitar existencias muertas.