Control de inventario en la hostelería

El control de inventario en la hostelería es esencial  para mantener registros contables adecuados y evitar robos. Conozca la importancia del control del inventario del sector hotelero en todas las áreas, incluidas las habitaciones, los almacenes y los restaurantes.

Control de inventario en la hostelería

¿Alguna vez has pensado en la cantidad de inventario que los hoteles deben controlar? Piénselo: hay toallas, ropa de cama, tazas y máquinas de café, cubiteras, jabones, champús… la lista sigue y sigue. ¡Esto ni siquiera incluye la tienda de regalos de un hotel!

El control de inventario en la hostelería, o la contabilización del stock de una empresa, en el sector hotelero es increíblemente importante. ¡Algunos estudios sugieren que los robos y pérdidas en hoteles ascienden a 100 millones de dólares al año! Eso es bastante dinero que perder.

Los hoteles utilizan sistemas de gestión de inventario para evitar pérdidas y robos. También utilizan estos sistemas para saber cuánto producto pedir a varios proveedores. Con los sistemas de gestión de inventario, los hoteles reciben informes sobre el desempeño de los proveedores, la responsabilidad de los proveedores y la gestión de pedidos.

  • Desempeño de los proveedores: estos son informes que muestran a los hoteles la rapidez con la que se reciben los pedidos, el costo de los artículos, la precisión de la entrega y la cantidad de inventario dañado recibido.
  • Responsabilidad del proveedor: son informes que ayudan a los hoteles a rastrear cualquier error en las entregas.
  • Gestión de pedidos: son informes que ayudan a los hoteles a evitar pedidos excesivos o falta de existencias.

Todos estos son muy importantes y el uso de control de inventario en la hostelería ayuda a proporcionar informes más precisos y permite a los hoteles ordenar la cantidad correcta de existencias. Si bien el objetivo principal del control de inventario es evitar pérdidas, los hoteles también deben contar con controles para mantener el cumplimiento, como el cumplimiento con los proveedores y las prácticas contables. Analicemos las áreas en las que los hoteles necesitan tener controles de inventario establecidos.

¿Qué es la gestión de inventarios en la industria hotelera?

La gestión de inventario de hoteles es el proceso de gestionar la disponibilidad, los precios y la distribución de los productos y servicios de un hotel para maximizar los ingresos y la rentabilidad. Las habitaciones suelen ser el foco principal de la gestión de inventario porque son el producto más rentable para la mayoría de los hoteles. Las ventas de habitaciones también generan ventas de otros productos y servicios en la propiedad, como alimentos y bebidas, reuniones y eventos, tratamientos de spa, estacionamiento y recreación.

Habitaciones de invitados

Una habitación de huéspedes es probablemente la primera área en la que piensa cuando se trata de controlar el inventario del hotel. Esto no significa que los huéspedes estén empacando ropa de cama en sus maletas cuando se van, sino que se refiere a daños en las sábanas o toallas. Quizás tengas que enviar un televisor para que lo reparen.

Para realizar un seguimiento de estos artículos, debe etiquetar cada uno con un código de barras, un código QR o algún tipo de número de seguimiento. Digamos que su ama de llaves notó un desgarro en la ropa de cama y necesita ser reemplazada. Esta ropa de cama es parte de su inventario. El sistema de inventario del hotel contabiliza el traslado de la ropa de cama dañada y su reposición.

Sala de almacenamiento

El almacén es un área muy importante para mantener los controles de inventario. Aquí es donde guarda sus toallas y sábanas limpias, jabones y bebidas.

Para controlar el inventario dentro de sus almacenes, debe capacitar adecuadamente a sus empleados. Quiere transmitir la importancia de realizar un seguimiento del inventario y hacerles saber que desempeñan un papel importante en el éxito del hotel. Si tiene un alojamiento y desayuno pequeño, probablemente no utilice un sistema de escaneo computarizado para el inventario. Su personal puede usar una hoja de cálculo para marcar cuando retiran un artículo del almacén. Aunque sea más pequeño, aún necesita controles de inventario.

Alimentos

Si eres un hotel con restaurante, necesitarás controles de inventario para tus alimentos. Es posible que deba deshacerse de los alimentos vencidos. Esto debe contabilizarse aunque no se haya utilizado.

También puedes encontrarte con artículos dañados. Supongamos que ordenó 25 muffins de arándanos (prefabricados) y le quedan dos en el inventario. Su sistema muestra que solo se vendieron 21 muffins. Esto significa que te faltan dos muffins. Habla con el personal de su cocina y se entera de que dos muffins se dañaron durante el envío y fueron desechados. Nadie le dijo al gerente, por lo que no fueron contabilizados. Es importante que su personal tenga en cuenta los artículos dañados.

¿Cuáles son los principales factores en el control de inventario en la hostelería?

Hemos visto qué es la gestión de inventario hotelero, ahora veamos los principales factores que  se deben de tener en cuenta en el control de inventario en la hostelería, como los precios, la distribución y la segmentación del mercado. Tenga en cuenta que debe considerar su segmento de mercado objetivo no sólo al decidir su red de distribución, sino también al elegir sus precios.

Calcular los costos de la habitación

Lo primero es lo primero: al gestionar el inventario del hotel, es necesario conocer y calcular los costes de las habitaciones, así como el coste de una cama vacía. Los hoteleros deberían tener claras estas cifras antes de empezar a pensar en la distribución y el inventario.

Los costos fijos incluyen electricidad (luz, televisores, teléfonos), agua, aire acondicionado/calefacción, gastos generales, nómina e Internet, por nombrar algunos. Luego, habrá costos variables a tener en cuenta, como lavandería, limpieza, desayuno, minibar, servicio de habitaciones, etc. Comprender estos números le ayudará a mantener un control de inventario en la hostelería y entender el equilibrio entre cubrir sus costos y rendir el inventario durante los períodos de alta demanda.

Por supuesto, el precio de vender una habitación a través de su propio motor de reservas no será el mismo que el de vender una habitación a través de una agencia de viajes online (OTA), por lo que es importante comprender estos costes para poder valorar con precisión el precio de sus habitaciones para su distribución en diferentes periodos. durante todo el año.

Esto nos lleva al siguiente factor a tener en cuenta para gestionar eficazmente el inventario: los precios.

Precios en el control de inventario en la hostelería

El precio es sin duda uno de los factores más fluctuantes en la gestión y el control de inventario en la hostelería. Durante la temporada alta es necesario poder obtener el mayor valor por cada habitación, y durante la temporada baja es necesario ofrecer descuentos e incentivos para aumentar la demanda y la ocupación. Los hoteles utilizan esta estrategia de precios dinámicos para influir en la oferta y la demanda en un momento dado. Al bajar y aumentar los precios, puede optimizar el inventario y obtener la máxima ocupación al mejor precio.

Al analizar el inventario con regularidad, puede realizar ajustes, establecer precios en relación con la competencia, simplificar los procesos de ingresos y brindar a los huéspedes la sensación de que están obteniendo el mejor valor por su dinero.

Distribución en el control de inventario en la hostelería

La distribución es clave para maximizar los ingresos porque la distribución es el medio por el cual su inventario llega a manos de sus huéspedes potenciales. Hoy en día es difícil concebir un hotel que no figure en diferentes canales de distribución online como las OTA.

Sin embargo, monitorear sus canales de distribución requiere tiempo y dinero. Debe cargar y promocionar el inventario en diferentes canales de reserva, asegurándose de realizar un seguimiento de los datos e implementar sus hallazgos.

Para gestionar con éxito la distribución, debes vigilar de cerca los diferentes canales asegurándote de vender la cantidad mínima de habitaciones en un momento dado para cada canal, y de esta manera asegurarte de listar las habitaciones no vendidas, decidir en qué canal enumerarlos y aplicar promociones cuando sea necesario para optimizar su inventario.

Segmentación de mercado

La segmentación del mercado es uno de los más importantes de los tres factores a considerar porque sin entender completamente este concepto no puedes establecer precios ni distribuir tu hotel entre los diferentes canales. La segmentación del mercado se refiere a las demandas, preferencias y cuánto está dispuesta a pagar la gente en el mercado. Por ejemplo, el precio que alguien está dispuesto a pagar por alojarse en un hotel de cinco estrellas en México no es el mismo que pagaría en la ciudad de Nueva York por el mismo hotel.

Comprender el mercado le permite establecer precios que sean relevantes para ese mercado en particular y distribuir sus habitaciones a través de los canales apropiados. Además, los hoteleros deben poder adaptarse a sus clientes y sus preferencias para fomentar la lealtad a la marca y aumentar los ingresos.

Resumen de la lección

Muy bien, tomemos ahora uno o dos momentos para revisar. Como puede ver, mantener el Control de inventario en la hostelería, o tener en cuenta el stock de una empresa, en la industria hotelera es increíblemente importante. Los artículos que no se contabilizan adecuadamente son dinero que se va por la puerta. Como aprendimos, los informes que utiliza la industria hotelera para contabilizar el control de inventario incluyen los siguientes:

  • Desempeño de los proveedores: estos son informes que muestran a los hoteles la rapidez con la que se reciben los pedidos, el costo de los artículos, la precisión de la entrega y la cantidad de inventario dañado recibido.
  • Responsabilidad del proveedor: son informes que ayudan a los hoteles a rastrear cualquier error en las entregas.
  • Gestión de pedidos: son informes que ayudan a los hoteles a evitar pedidos excesivos o falta de existencias.

Lo importante que debe recordar es que si no puede realizar un control de inventario en la hostelería, no podrá presupuestar adecuadamente el hotel y eventualmente sufrirá una pérdida financiera importante. Tener implementados los controles de inventario adecuados ayuda a evitar el exceso de existencias y la falta de existencias, mantener informes precisos de costos de productos y revisar a sus proveedores.